Cómo gestionar los suministros de oficina y mantener un inventario

Parte del mantenimiento de una oficina eficiente consiste en garantizar que todos tengan acceso a las herramientas que necesitan. Aunque puede ser difícil decidir de qué herramientas puede beneficiarse más una oficina, un recurso que toda la oficina utiliza es el material de oficina. Pero cuando todo el mundo necesita acceder al mismo almacén de suministros, ¿Cómo se puede evitar que se abuse de él?

Gestión de los suministros de oficina

Los suministros de oficina son fáciles de usar y más fáciles de agotar. El papel, los bolígrafos, las tintas, los tóneres, las grapas, la cinta adhesiva, los clips, etc., son importantes, pero pueden convertirse en una molestia si no se controlan. Además, es posible que sus empleados se lleven demasiado material de oficina a la vez, lo que puede provocar un exceso de pedidos y de gastos.

La flexibilidad del lugar de trabajo puede aumentar estos problemas. ¿Cómo debe regular el uso de los suministros cuando algunos empleados trabajan a distancia durante parte o toda la semana?

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Limite el acceso a los suministros

Empiece por mejorar el sistema de organización que ya tiene. ¿Cómo hace actualmente un seguimiento de los suministros? Las salas de suministros abiertas, aunque son estupendas en teoría, suelen ser deficientes en la práctica porque no limitan qué o cuántos suministros pueden coger los empleados.

Hay tres maneras de limitar el acceso. En primer lugar, se puede designar a alguien para que sea el guardián. Esta persona está a cargo de la sala de suministros; si los empleados necesitan material de oficina, deben pasar por el guardián para conseguirlo. Este es el método más eficaz para mantener el inventario, pero puede ser ineficiente para las oficinas que no tienen a alguien que pueda absorber las responsabilidades del guardián.

En segundo lugar, puedes limitar el acceso a un grupo selecto de empleados. Instalando un teclado o poniendo una cerradura en la puerta de la sala de suministros, puedes seguir controlando el flujo de suministros de la oficina. El grupo de empleados que elija debe ser el único que conozca el código del teclado o que tenga una copia de la llave de la sala de suministros. De este modo, podrán distribuir el material de oficina a los empleados según sea necesario.

Por último, puede crear un registro para que los empleados lo utilicen y mantenerlo en una sala de suministros abierta. Los empleados deben anotar qué suministros cogen, cuántos cogen y cuándo los cogen cada vez que salen de la sala de suministros. Aunque ésta puede ser la más fácil de las tres opciones, también es la menos efectiva porque depende del sistema de honor. Los empleados pueden olvidarse de rellenarlo, lo que puede causar confusión y hacer que la oficina vuelva al punto de partida. Elija la opción que mejor se adapte a su oficina en función de la frecuencia de uso de los suministros de oficina y de si su oficina ya está experimentando un mal uso.